Bienvenido a GestorDoc
Sigue estos pasos para empezar a gestionar tus documentos de manera profesional.
Inicia sesión
Ve a la página de inicio de sesión. Si no tienes cuenta, regístrate en register.php. El administrador puede asignarte el rol correspondiente.
Explora el panel principal
El sidebar izquierdo contiene todas las vistas: Mis Archivos, Compartidos conmigo, Aprobaciones, Mesa de Partes, Auditoría y más.
Sube o crea tu primer documento
Usa el botón "Nuevo" para crear un Word, Excel o PowerPoint desde cero (o desde una plantilla). O usa "Subir" para cargar un archivo existente desde tu PC.
Edita y colabora
Haz clic en el ícono para abrir el editor integrado. Puedes compartir el documento con colegas y editar en tiempo real con chat colaborativo.
Envía a aprobación y firma
Cuando el documento esté listo, usa para enviarlo a un flujo de aprobación, o para firmarlo digitalmente.
Roles de usuario
Existen dos roles: Usuario (acceso normal) y Administrador (gestión de plantillas, roles y usuarios).
Documentos bloqueados
Un documento en revisión no puede editarse hasta que sea aprobado, rechazado o cancelado por el propietario.
Versiones automáticas
Cada vez que envías a aprobación se guarda una versión automática. También puedes guardar versiones manuales desde el editor.
Gestión de Archivos
Subir archivos
Selecciona uno o varios archivos (hasta 100MB cada uno) usando el campo de subida. Formatos aceptados: .docx, .xlsx, .pptx, .pdf, imágenes, videos. El sistema los indexa automáticamente.
Crear desde plantilla
Al crear un archivo nuevo, el selector "Crear desde plantilla" te permite elegir una plantilla creada por el administrador. El nuevo documento heredará el contenido base de la plantilla.
Carpetas y organización
Crea carpetas con el botón "Carpeta". Puedes arrastrar archivos sobre una carpeta para moverlos. También hay opciones de Mover, Copiar y Renombrar en los botones de acción.
Compartir documentos
Usa el ícono para compartir con colegas registrados. Puedes asignar permiso Veedor (solo lectura) o Editor (puede editar). También puedes invitar externos generando credenciales temporales.
Papelera y recuperación
Los archivos eliminados van a la papelera. Puedes restaurarlos en cualquier momento o eliminarlos permanentemente. El admin puede vaciar toda la papelera desde el botón "Vaciar Papelera".
Flujos de Aprobación
Estados del documento
Crea un flujo de aprobación
Ve a "Flujos de Aprobación" en el sidebar. Crea un flujo con nombre y agrega niveles. Cada nivel tiene nombre, tipo (Validación/Aprobación), modo (Cualquiera aprueba / Todos deben aprobar) y usuarios asignados.
Envía el documento a revisión
En "Mis Archivos", haz clic en del documento en estado Borrador. Selecciona el flujo y confirma. El documento quedará bloqueado mientras esté en revisión.
Los aprobadores toman su decisión
Los usuarios asignados al primer nivel ven el documento en su bandeja "Aprobaciones". Pueden Aprobar o Rechazar con un comentario. Si el modo es "Todos deben aprobar", todos deben votar; si es "Cualquiera", basta con uno.
Manejo de rechazos
Si hay un rechazo, el propietario puede elegir Corregir y reenviar (desbloquea para editar, luego se reenvía creando una nueva ronda) o Cancelar (vuelve a Borrador).
Historial de aprobación
Usa el ícono para ver la línea de tiempo completa: quién aprobó, cuándo, con qué comentarios, y todas las versiones guardadas.
Firma Digital
Accede al botón de firma
En Mis Archivos, busca el ícono en la fila del documento. Este botón aparece en documentos editables (Word, Excel, PowerPoint). Disponible para propietarios y colaboradores.
Dibuja tu firma
Se abrirá un panel con un lienzo en blanco. Usa el ratón (clic + arrastrar) o el dedo en pantallas táctiles para dibujar tu firma. Usa "Limpiar" si necesitas intentarlo de nuevo.
Agrega un comentario (opcional)
Puedes añadir un comentario que quedará vinculado a tu firma: "Revisado y conforme", "Aprobado para publicación", etc.
Confirma la firma
Al hacer clic en "Firmar Documento", el sistema registra: imagen de la firma, hash SHA-256 del contenido actual, tu usuario, fecha/hora e IP. Esto se guarda permanentemente.
Consulta las firmas del historial
En el historial (), la sección "Firmas Digitales" muestra todas las firmas del documento: imagen, firmante, fecha y hash parcial para verificación.
Mesa de Partes Digital
Para ciudadanos / remitentes
- → Accede a mesa_partes.php sin necesidad de cuenta
- → Llena el formulario con tus datos y el asunto
- → Adjunta el documento (PDF, DOCX, imagen)
- → Recibes un número de expediente (ej: MP-2026-0001)
- → Consulta el estado en la pestaña "Consultar Estado"
Para el equipo interno
- → En el sistema, ve a la sección "Mesa de Partes" del sidebar
- → Visualiza todos los expedientes recibidos
- → Haz clic en "Ver" para abrir los detalles
- → Cambia el estado (Recibido / En proceso / Derivado / Resuelto)
- → Asigna a un usuario responsable
- → Escribe una respuesta oficial que verá el remitente
Flujo de estados
Plantillas y Roles de Usuario
Roles del sistema
Usuario
- ✓ Gestionar sus propios archivos
- ✓ Crear y usar flujos de aprobación
- ✓ Ver y firmar documentos compartidos
- ✓ Usar plantillas al crear documentos
- ✓ Ver Mesa de Partes interna
- ✗ No puede crear/editar plantillas
- ✗ No puede gestionar roles
Administrador
- ✓ Todo lo del Usuario
- ✓ Crear, editar y eliminar plantillas
- ✓ Gestionar roles de otros usuarios
- ✓ Ver la vista "Plantillas" en sidebar
- ✓ Ver "Usuarios y Roles" en sidebar
Gestión de plantillas (solo admins)
Crear plantilla: En la vista "Plantillas", haz clic en "Nueva Plantilla". Se crea un documento editable igual que uno normal, pero marcado como plantilla.
Editar contenido: Usa el ícono de edición para abrirlo en el editor integrado (TinyMCE para Word/PowerPoint, Luckysheet para Excel). Guarda el contenido base que heredarán los nuevos documentos.
Gestión colectiva: Cualquier administrador puede renombrar o eliminar cualquier plantilla, independientemente de quién la creó.
Cambiar roles
Un administrador puede ir a "Usuarios y Roles" en el sidebar y cambiar el rol de cualquier usuario con el selector. Por seguridad, ningún administrador puede cambiar su propio rol (para evitar quedar sin acceso admin).
Preguntas Frecuentes
No. Mientras el documento esté en estado En revisión, el editor y el botón de guardado estarán bloqueados. Esto garantiza que los aprobadores revisen la versión correcta. Si necesitas corregir, el propietario debe cancelar o usar la opción "Corregir y reenviar" tras un rechazo.
El sistema mantiene el historial completo. Cada envío a aprobación (incluyendo reenvíos) crea una nueva ronda. Los votos de rondas anteriores no afectan a la ronda actual. Puedes ver todas las rondas en el historial del documento.
La firma en GestorDoc es una firma electrónica con trazabilidad (imagen, hash SHA-256, IP, usuario autenticado y timestamp). No usa certificados PKI, por lo que no equivale a una firma digital avanzada con certificado. Su valor probatorio depende del marco legal del país y el uso interno que le dé tu organización.
Si ya estás autenticado, ve a tu perfil (haz clic en tu nombre en el sidebar) y usa el formulario "Actualizar Contraseña". Si no puedes iniciar sesión, contacta al administrador del sistema para que restablezca tu contraseña desde la base de datos.
Sí. El estado de aprobación no impide la eliminación del archivo. Sin embargo, primero deberás "Reabrirlo como borrador" si deseas editarlo. La eliminación envía el archivo a la papelera; desde allí puede restaurarse o eliminarse permanentemente.
Al ingresar al sistema, el sidebar muestra un badge rojo con el número de aprobaciones pendientes junto al ítem "Aprobaciones". También se actualiza cada vez que entras a la vista. Haz clic en "Aprobaciones" para ver la lista y tomar decisiones.