Capacitación — Nexus BPMS

Nivel: Principiante

Primeros Pasos en Nexus BPMS

En 15 minutos estarás modelando y ejecutando tu primer proceso. Sigue estos pasos en orden.

2 min

Crear tu cuenta

Registrate en la plataforma con tu correo electrónico. Sin tarjeta de crédito ni instalación necesaria.

1. Abre login.php en tu navegador
2. Haz clic en "¿No tienes cuenta? Crea una aquí."
3. Ingresa tu correo y una contraseña segura
4. Haz clic en "Registrarse"
5. Serás redirigido automáticamente al portal

3 min

Crear tu primer proceso

Crea un nuevo proceso desde el Portal de Trabajo y accede al modelador BPMN.

1. En el Portal, haz clic en "Crear Proceso"
2. Escribe el nombre (ej: "Solicitud de Vacaciones")
3. Se abrirá el modelador con un lienzo en blanco
4. Verás el proceso en la lista "Procesos Disponibles"

5 min

Diseñar el flujo

Arrastra elementos desde la paleta izquierda al lienzo para construir tu proceso.

1. Arrastra un "Inicio" (círculo verde) al lienzo
2. Arrastra una "Tarea de Usuario" y conéctala al inicio
3. Agrega una "Compuerta Exclusiva" para decisiones
4. Conecta con dos caminos: Aprobado / Rechazado
5. Cierra con un "Fin" (círculo rojo borde grueso)

3 min

Agregar formulario

Selecciona una Tarea de Usuario y configura el formulario que verán los ejecutores.

1. Haz clic en la Tarea de Usuario del lienzo
2. En el panel derecho, aparece "Diseñador de Formulario"
3. Selecciona tipo de campo (texto, número, fecha...)
4. Haz clic en "Añadir Campo" y ponle nombre
5. El campo quedará disponible en el Portal al ejecutar

2 min

Ejecutar el proceso

Vuelve al Portal y lanza una instancia del proceso para probarlo en vivo.

1. Guarda el diagrama (se guarda automáticamente)
2. Haz clic en la flecha ← para volver al Portal
3. Busca tu proceso en la lista y clic en "Iniciar"
4. La tarea aparecerá en tu Bandeja de Entrada
5. Ábrela, completa el formulario y haz clic en "Completar Tarea"

1 min

Ver el historial

Consulta la trazabilidad completa del caso en la pestaña "Mis Casos".

1. En el Portal, haz clic en la pestaña "Mis Casos"
2. Verás tu caso con estado RUNNING o COMPLETED
3. Haz clic en una fila para ver el historial completo
4. Cada evento queda registrado con hora y actor

Consejo Pro: Auto-guardado

El modelador guarda automáticamente cada cambio en la base de datos después de 1 segundo de inactividad. Si ves el intervalo de sincronización en la barra superior (3s/5s/10s), significa que también se sincroniza con otros colaboradores en tiempo real.

Nivel: Principiante → Intermedio

Modelador BPMN 2.0

El modelador es el corazón del diseño. Aprende cada elemento y cuándo usarlo.

Referencia de Elementos BPMN

Eventos

Inicio (verde)

El proceso comienza aquí. Solo puede haber uno por proceso principal.

Inicio Temporizador

El proceso se activa automáticamente en una fecha/hora configurada.

Inicio Mensaje

El proceso inicia cuando recibe un mensaje externo.

Intermedio

Punto de espera o de lanzamiento de un mensaje en medio del flujo.

Fin (rojo)

El proceso o rama del proceso termina aquí.

Fin Terminador

Termina TODAS las ramas del proceso inmediatamente.

Fin Error

Termina el proceso con un error que puede ser capturado por un evento de frontera.

Actividades

Tarea Genérica

Actividad sin especificar. Útil para diagramas conceptuales.

Tarea de Usuario (👤)

Tarea humana. Genera un item en la Bandeja de Entrada del asignado.

Tarea de Servicio (⚙️)

Ejecuta automáticamente una llamada REST a un sistema externo.

Tarea de Script

Ejecuta lógica de negocio interna (reglas, cálculos).

Tarea de Regla de Negocio

Evalúa una tabla de decisión y establece variables del proceso.

Subproceso (+)

Agrupa un conjunto de tareas que se pueden expandir/contraer.

Llamada a Proceso

Invoca otro proceso definido en el sistema.

Compuertas

Exclusiva (X)

Solo uno de los caminos se activa. El primero que cumpla la condición.

Paralela (+)

TODOS los caminos se activan simultáneamente. Útil para trabajo en paralelo.

Inclusiva (○)

Uno o más caminos se activan según las condiciones que se cumplan.

Basada en Eventos

El proceso espera y toma el camino según cuál evento ocurra primero.

Contenedores

Pool

Representa un participante (empresa, sistema, departamento) en el proceso.

Carril (Lane)

Sub-división horizontal de un Pool. Representa un rol o departamento.

Fase (Group vertical)

Agrupa visualmente actividades en una etapa del proceso.

Anotación

Comentario textual que documenta partes del diagrama.

Atajos del Modelador

Ctrl + Z Deshacer

Ctrl + Y Rehacer

Ctrl + A Seleccionar todo

Suprimir Eliminar elemento

Ctrl + Rueda Zoom in/out

Ctrl + Shift + H Ajustar al lienzo

Doble clic Editar nombre

Arrastrar fondo Desplazar lienzo

Modo Simulación

Haz clic en Modo Simulación en la barra superior para activar el modo analítico (Arena/Simio). Selecciona cada nodo y configura distribución de tiempos, recursos y costos. Al ejecutar el escenario obtendrás un reporte de tiempo promedio, costo por entidad y cuellos de botella.

Nivel: Intermedio

Studio — Constructor Low-Code

Convierte tu diagrama en una aplicación funcional configurando formularios, reglas, asignaciones y conectores.

1 Haz clic en el ícono en el panel izquierdo para abrir el Modelo de Datos.
2 Clic en el botón + para crear una nueva entidad (ej: "SolicitudVacaciones").
3 Agrega atributos: nombre, tipo (texto, número, fecha, booleano, área de texto).
4 La entidad estará disponible para vincularla en el diseñador de formularios.
5 Tip: Los atributos de una entidad se convierten automáticamente en campos del formulario al vincularla a una Tarea de Usuario.

1 Selecciona una Tarea de Usuario en el lienzo.
2 En el panel derecho aparece la sección "Diseñador de Formulario".
3 En el dropdown "Vincular a Entidad", selecciona una entidad o deja "Formulario Personalizado".
4 Selecciona el tipo de campo (texto, número, fecha, etc.) y haz clic en "Añadir Campo".
5 Configura cada campo: Etiqueta, Variable (ID interno), Valor por defecto, Requerido, Solo Lectura.
6 La variable es el nombre con que se almacena en process_data del proceso.

1 Iniciador del Proceso: La tarea se asigna a quien inició el caso. Ideal para el primer paso.
2 Correo Específico: Siempre se asigna a un correo fijo (ej: jefe@empresa.com).
3 Variable del Proceso: El asignado se toma de un campo del formulario anterior (ej: si un campo capturó el email del aprobador).
4 Por Rol: Se asigna al primer usuario que tenga el rol seleccionado. Configura los roles en el Portal → pestaña "Roles".

1 Selecciona una Tarea de Usuario en el lienzo.
2 En el panel derecho, busca la sección SLA / Escalamiento (recuadro amarillo).
3 Ingresa la Duración SLA en horas (por defecto: 72 horas = 3 días).
4 Si la tarea vence sin completarse, el sistema la reasigna al email de Escalar a.
5 El Portal muestra las tareas en colores: Verde = A tiempo, Amarillo = En riesgo, Rojo = Vencida.
6 El chequeo de escalamiento se realiza automáticamente cada 5 minutos desde el Portal.

1 Arrastra una Tarea de Regla de Negocio al lienzo.
2 Selecciónala y en el panel derecho aparece el "Editor de Tabla de Decisión".
3 Cada regla tiene: Variable entrada, Operador (==, !=, >, <, >=, <=), Valor, Variable salida, Valor salida.
4 Las reglas se evalúan en orden. La primera que se cumpla aplica su salida y para.
5 Ejemplo: Si monto > 10000 → requiereGerente = true.

1 Arrastra una Tarea de Servicio al lienzo.
2 Selecciónala y en el panel derecho aparece "Configuración de Servicio (REST)".
3 Configura Método HTTP (GET/POST/PUT/DELETE) y la URL. Usa {variable} para interpolar datos del proceso.
4 Agrega Headers si necesitas autenticación: Authorization: Bearer {token}.
5 En el cuerpo JSON también puedes usar variables: {"clienteId": "{idCliente}"}.
6 En "Mapeo de respuesta", escribe data.id = clienteId para guardar partes de la respuesta.
7 Si la API falla (4xx/5xx), el motor busca un Evento de Frontera de Error adjunto a la tarea.

Nivel: Avanzado

Motor de Procesos

Entiende cómo el motor interpreta el BPMN y ejecuta los casos en tiempo real.

Ciclo de Vida de un Caso

CREATED → Iniciador llama a start_process

RUNNING → Motor crea la primera tarea y la asigna

TASK_PENDING → Usuario ve la tarea en su bandeja

TASK_COMPLETED → Usuario envía el formulario

ENGINE_ROUTING → Motor evalúa compuertas y avanza

COMPLETED / ERROR → El flujo llega a un Fin

Datos del Proceso (process_data)

Cada caso mantiene un objeto JSON con todas las variables recolectadas a lo largo del flujo. Las Tareas de Servicio y las Reglas de Negocio también pueden escribir variables.

{
  "solicitante": "juan@empresa.com",
  "diasSolicitados": "5",
  "fechaInicio": "2026-08-01",
  "aprobadoPor": "gerente@empresa.com",
  "requiereGerente": true,
  "respuestaHR": {
    "status": "aprobado",
    "saldoDias": 12
  }
}

Las variables del proceso se pueden usar en: condiciones de compuertas, asignaciones por variable, URLs de Service Tasks y mapeo de respuestas.

¿Cómo evalúa una Compuerta Exclusiva?

El motor lee el nombre de cada flujo de salida de la compuerta como una expresión. Los flujos se evalúan en orden y el primero en ser true determina el camino.

# Ejemplos de condiciones válidas en el nombre del flujo:
monto > 1000
requiereGerente == true
estado == "aprobado"
diasSolicitados >= 5 AND categoria == "urgente"

Si ningún flujo cumple la condición, el motor toma el flujo marcado como "Por Defecto" (default). Si tampoco existe, el proceso se detiene.

Nivel: Principiante

Portal de Trabajo

La interfaz diaria de los usuarios finales. Aquí se gestionan las tareas, los casos y los reportes.

Bandeja de Entrada

Pestaña principal del portal. Lista todas las Tareas de Usuario pendientes asignadas a ti.

Filtra por nombre de tarea con el buscador
Controla cuántas tareas ver por página (5/10/15/25)
Indicador de color SLA: verde/amarillo/rojo
Haz clic en "Abrir Tarea" para completar el formulario
El contador rojo del tab muestra el total pendiente

Mis Casos

Historial de todos los procesos que has iniciado, con estado y trazabilidad completa.

Muestra ID, nombre del proceso, fechas y estado
Haz clic en una fila para ver el historial evento a evento
Estados posibles: RUNNING, COMPLETED, ERROR
Usa el botón de filtro por ID o estado para buscar casos específicos

Dashboard BAM

Monitor de actividad de negocio con métricas e indicadores clave de rendimiento.

5 KPIs: Casos activos, Completados hoy, Tiempo promedio, Tareas vencidas, % SLA
Gráfica de donut: distribución de casos por estado
Gráfica de línea: tendencia de casos en los últimos 7 días
Barras: carga de trabajo por asignado
Tabla de cuellos de botella con tiempos promedio

Gestión de Roles

Crea roles de negocio y asigna usuarios a ellos para el enrutamiento automático de tareas.

Crear roles: nombre y descripción
Asignar un usuario a un rol con un clic
Ver todos los usuarios y sus roles actuales
Los roles se usan en el diseñador del Studio (Asignación Por Rol)
Quitar un rol de un usuario en cualquier momento

API Keys

Genera llaves de acceso para que sistemas externos interactúen con tus procesos vía REST.

Genera una nueva key con un nombre descriptivo
La key completa se muestra UNA SOLA VEZ al crearla
Las keys aparecen enmascaradas (primeros 10 chars + ...)
Revoca cualquier key para desactivarla inmediatamente
Cada key registra su último uso automáticamente

Crear Proceso

Botón ubicado en la pestaña "Bandeja de Entrada", en la columna de procesos disponibles.

Escribe el nombre del nuevo proceso en el diálogo
Se abre el modelador en modo edición
Al guardar, el proceso aparece en tu lista
Haz clic en "Iniciar" para ejecutar el proceso
Haz clic en "Diseñar" para modificar el diagrama

Nivel: Intermedio

Dashboard BAM — Monitor de Actividad

El Business Activity Monitoring te da visibilidad en tiempo real sobre el rendimiento de tus procesos.

KPIs disponibles

Casos Activos

Total de instancias de proceso en estado RUNNING en este momento.

Completados Hoy

Casos que llegaron a un evento de Fin durante el día de hoy.

Tiempo Promedio (min)

Tiempo medio entre inicio y fin de los casos completados.

Tareas Vencidas

Tareas con due_date pasado y aún en estado PENDING.

% Cumplimiento SLA

Porcentaje de tareas completadas antes de su fecha límite.

Gráficas del Dashboard

Donut: Casos por Estado

Distribución visual de cuántos casos están RUNNING, COMPLETED, ERROR o CANCELLED.

Línea: Tendencia de 7 días

Muestra cuántos procesos se iniciaron cada día durante la última semana. Útil para detectar picos de carga.

Barras: Carga por Asignado

Top 5 usuarios con más tareas pendientes. Útil para detectar desequilibrios en la carga de trabajo del equipo.

Cuellos de Botella

Tabla de las 5 tareas con mayor tiempo promedio de espera. Una barra de progreso indica la proporción relativa de demora.

Importante

El BAM muestra únicamente datos de los procesos que tú has iniciado. Para un BAM global con datos de todos los usuarios, se requiere un rol de administrador (próxima versión).

Nivel: Avanzado

API Pública REST

Integra Nexus BPMS con tus propios sistemas, aplicaciones móviles o scripts de automatización.

Autenticación

Todos los endpoints externos requieren el header X-API-Key con una key válida generada desde el Portal → API Keys.

X-API-Key: nxs_a1b2c3d4e5f6...

POST gateway.php?action=ext_start_process Iniciar un proceso

Request Body

{"diagram_id": 1, "initial_data": {"solicitante": "maria@empresa.com"}}

Response

{"success": true, "process_instance_id": 42}

POST gateway.php?action=ext_complete_task Completar una tarea

Request Body

{"task_instance_id": 15, "form_data": {"aprobado": true, "comentario": "OK"}}

Response

{"success": true}

GET gateway.php?action=ext_get_pending_tasks Obtener tareas pendientes del usuario de la key

Request Body

(sin cuerpo)

Response

{"success": true, "tasks": [{"id": 15, "process_instance_id": 42, "task_definition_id": "Task_1abc", "due_date": "2026-07-04 10:00"}]}

GET gateway.php?action=ext_get_case_status?id=42 Obtener el estado de un caso

Request Body

(sin cuerpo)

Response

{"success": true, "case": {"id": 42, "status": "RUNNING", "start_time": "2026-07-01 09:00", "process_data": {...}}}

Soporte

Preguntas Frecuentes

Sí. Cada vez que haces clic en "Iniciar" se crea una instancia (caso) independiente. Puedes tener decenas de casos del mismo proceso corriendo en paralelo sin interferencia.

El motor busca un Evento de Frontera de Error (círculo con rayo amarillo) adjunto a esa tarea. Si existe, sigue ese camino de error. Si no existe, el proceso pasa a estado ERROR y se registra el fallo en el log de auditoría.

Al crear la tarea, el motor calcula due_date = ahora + sla_hours. El Portal verifica cada 5 minutos las tareas vencidas. Si tienen un email de "Escalar a" definido, la reasigna automáticamente y registra el evento TASK_ESCALATED en el historial.

Sí. El modelador guarda en formato BPMN 2.0 XML estándar. Exporta desde Archivo → Guardar como → BPMN 2.0 XML (*.bpmn). Este archivo es compatible con la mayoría de herramientas BPMS del mercado.

Es un token único que permite compartir un diagrama en modo solo lectura sin que la otra persona necesite cuenta. Se genera desde el botón "Compartir" en el modelador. Se puede revocar en cualquier momento.

Las notificaciones se envían automáticamente via PHP mail() cuando se crea una nueva tarea. El remitente (nombre y correo) se define directamente en gateway.php. En producción se recomienda usar PHPMailer.

Sí. Desde el menú Archivo → "Importar XPDL..." puedes cargar archivos .xpdl de herramientas como iGrafx, Sparx Systems o antiguos modelos de Bizagi. El sistema convierte los elementos básicos (actividades, transiciones, decisiones) a BPMN 2.0.

MariaDB / MySQL. El esquema se crea automáticamente en la primera ejecución via db_schema.php. Las tablas principales son: users, diagrams, process_instances, task_instances, process_audit_log, roles, user_roles y api_keys.

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Primeros Pasos en Nexus BPMS

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Crear tu primer proceso

Diseñar el flujo

Agregar formulario

Ejecutar el proceso

Ver el historial

Consejo Pro: Auto-guardado

Modelador BPMN 2.0

Referencia de Elementos BPMN

Eventos

Actividades

Compuertas

Contenedores

Atajos del Modelador

Modo Simulación

Studio — Constructor Low-Code

Modelo de Datos — Entidades de Negocio

Diseñador de Formularios

Asignación de Participantes

SLA y Escalamiento

Tablas de Decisión (Business Rules)

Conectores REST (Service Tasks)

Motor de Procesos

Ciclo de Vida de un Caso

Datos del Proceso (process_data)

¿Cómo evalúa una Compuerta Exclusiva?

Portal de Trabajo

Bandeja de Entrada

Mis Casos

Dashboard BAM

Gestión de Roles

API Keys

Crear Proceso

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KPIs disponibles

Gráficas del Dashboard

Donut: Casos por Estado

Línea: Tendencia de 7 días

Barras: Carga por Asignado

Cuellos de Botella

API Pública REST

Autenticación

Preguntas Frecuentes

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